Ce este un sistem de management conținut (CMS)?: Mură-n Gură

Ce este un sistem de management conținut (CMS)?

Ce este un sistem de management conținut (CMS)?

Sistemele de management conținut (CMS, sau Content Management System) sunt diverse aplicații care ajută în crearea și modificarea informațiilor în format digital.

Aplicațiile de management conținut de obicei au un set de funcții și facilități care permit administrarea documentelor, a conținutului digital (imagini, audio, etc.), într-o manieră colaborativă.

De exemplu, mai mulți angajați într-o companie sau diverse departamente pot colabora în anumite stiluri și procese - mai întâi lucrează creatorii sau scriitorii, apoi editorii, alți directori aprobă conținutul, administratorii configurează sistemul, etc.

Sună ca limbaj de lemn, știu! Hai să o luăm mai simplu:

Ceea ce identificăm noi astăzi ca sistem de management conținut funcționează în mare parte pe web: o aplicație web care permite diverselor persoane să se autentifice, să adauge conținut, materiale sau resurse, și eventual să le publice pe web (public) sau în interiorul unei companii, doar pentru angajați sau colaboratori (intranet).

În trecut, existau sisteme interne, pe rețelele sau calculatoarele companiilor mari, care nu erau bazate pe web pentru a putea fi accesate prin browser, ci erau aplicații Windows, Linux, etc., dar în timpurile moderne, aproape toate CMS-urile sunt bazate pe web – funcționează în browser, de pe un server central și sunt accesibile de oriunde.

Unul dintre cele mai cunoscute sisteme de management conținut este Wordpress, care permite crearea website-urilor, adăugarea de articole blog, pagini, texte și publicarea acestora pe internet. Dacă vorbim doar de web, Wordpress este fără îndoială cel mai răspândit (se estimează că aproape 30% din site-urile de pe internet sunt administrate de Wordpress), de când a fost lansat în 2003. Mai mult de atât, Wordpress este gratuit și „deschis”, permițând oricui să îl modifice și să îl extindă cum dorește.

Imediat după Wordpress se situează Joomla și Drupal, urmate de multe altele cu audiență mai redusă.

Structura unui sistem CMS

Un sistem de management conținut are două părți:

  1. Partea de administrare este aplicația ce permite utilizatorilor crearea resurselor, articolelor, materialelor, paginilor, și așa mai departe. Această interfață este bazată pe reguli business, cum ar fi un sistem de permisiuni, o ierarhie și anumite procese de creare și editare a resurselor.
  2. Partea de prezentare constituie interfața care prezintă resursele de la punctul 1 pentru publicul țintă. În cazul unui CMS pentru administrat website-uri (gen Wordpress), partea de prezentare constituie site-ul public, pe care îl accesează vizitatorii, publicul larg.

Funcțiile unui sistem CMS

Un sistem de management de conținut include un minim de funcții care au de-a face cu accesul utilizatorilor și asistarea lor în a crea, modifica și publica informația cu care lucrează.

Funcții de acces

Sistem de login: CMS-urile includ un sistem de autentificare pentru utilizatori. Partea de administrare trebuie să fie protejată pentru a preveni modificări neautorizate, astfel că, fiecare utilizator are un cont cu nume de utilizator sau parolă.

Sistem de permisiuni: Nu toți utilizatorii au același tip de acces și aceleași permisiuni. În orice organizație există diferite ierarhii și tipuri de angajați și creatori de conținut. În Wordpress, există utilizatori obișnuiți, editori și administratori. Fiecare tip de utilizator are un alt set de permisiuni.

Utilizatorii obișnuiți nu au aceleași privilegii ca administratorii, care au acces în întregul sistem pentru a modifica și configurarea acestuia. Este important să analizezi un sistem prin prisma permisiunilor, în special dacă ai o echipă mai mare de contribuitori.

Suport limbi multiple: Un CMS care se respectă permite utilizarea în mai multe limbi. Dacă echipa ta este internațională, această posibilitate este esențială. Utilizatorii pot schimba limba în care li se afișează interfața de administrare pentru a înlesni colaborarea.

Limbi multiple se pot folosi și la crearea de conținut: poate că ai o echipă în care unii creatori scriu articole într-o limbă anume și alții traduc acest conținut în altă limbă. Un CMS bun permite administrarea conținutului în mai multe limbi, concomitent.

Funcții de administrare conținut

Creare conținut: CMS-urile au capabilități de adăugare articole, pagini, articole de blog, știri, imagini și altele. Acestea trebuie să aibă o interfață ușor de utilizat și înțeles, multe din ele ascund funcționalitatea de editare a codului sursă (cum ar fi HTML), și oferă un editor similar cu Microsoft Word sau ceva mai simplificat. Astfel, utilizatorii nu trebuie să cunoască programare sau formatare HTML, ci se vor concentra asupra conținutului.

Indexare și căutare: Un CMS care se respectă are funcții de indexare a conținutului, de organizare și de re-descoperire prin căutare, filtrare, etc. Este crucial, în special atunci când lucrezi într-o organizație care produce foarte mult conținut (companie mare, redacție ziar, agenție de presă), să poată organiza și găsi conținutul rapid și ușor. Astfel, motorul de căutare este esențial, precum și posibilitatea de a adăuga informații suplimentare la fiecare articol și piesă de conținut, cum ar fi taguri meta, descrieri, cuvinte cheie și proprietăți suplimentare (data adăugării, data publicării, categorii, autor, ș.a.m.d.

Revizii și controlul modificărilor: Sistemele CMS mai avansate includ funcții de înregistrare a modificărilor survenite asupra conținutului. Pentru fiecare articol sau document nu se înregistrează doar versiunea cea mai recentă, ci și toate versiunile anterioare, modificările efectuate. De asemenea se stochează cine a modificat, ce parte din document, când a survenit modificarea și care a fost versiunea anterioară.

Aceste capabilități, combinate cu regulile și privilegiile menționate mai devreme, ajută la crearea unui audit referitor la toate persoanele care au lucrat la un anumit document, cât și revenirea la o versiune anterioară dacă se dorește.

Ingestie și arhivare documente: O altă funcție des întâlnită în sistemele de management de conținut este aceea de scanare, importare și arhivare a documentelor tipărite. Se pot încărca diverse formate de document (imagini, documente Word, Excel, etc.), și se pot organiza pentru a fi recuperate ulterior. O bază de date istorică este foarte utilă în a ajuta o companie să economisească spațiu dar să aibă acces în același timp la documente pentru audituri, finanțe, etc.

De multe ori, procesul de ingestie include și recunoaștere optică a conținutului (OCR) și indexarea acelui text pe lângă fișierele scanate. Astfel, aceste documente nu mai sunt simple imagini, ci pot fi căutate, filtrate, etc.

Funcții de publicare: Când vine momentul publicării articolelor, postărilor pe blog, etc., un sistem de management conținut permite aceasta foarte rapid și ușor, printr-o interfață bazată pe formulare.

Pe site-uri nu este responsabilitatea celor care creează conținutul să îl și publice și să îl formateze frumos pentru publicare. Sistemele CMS au șabloane/template-uri, pe care le combină cu articolul la momentul publicării, astfel că pagina web se compune automat din acestea, fără intervenția în cod.

Wordpress include teme, care pot fi instalate sau înlocuite pe un întreg website, astfel încât, designul se poate schimba în totalitate cu un clic, iar conținutul rămâne același. Template-urile abstractizează partea de prezentare de conținut și previn erorile, asigură consistența designului de la o pagină la alta. Un avantaj mai este și faptul că persoanele care administrează conținutul nu au nevoie de cunoștințe de programare sau design web.

Funcții de optimizare (SEO): Majoritatea sistemelor de management de conținut care au ca scop publicarea informațiilor pe internet, au cel puțin funcții de bază pentru optimizarea pentru motoarele de căutare. Acestea pot include: adăugarea de taguri meta (cuvinte cheie, descrieri, titluri), taguri ALT la imagini și modificarea URL-urilor articolelor.

Wordpress are aceste funcții dar permite și extinderea funcționalității prin instalarea de pluginuri (module) care pot îmbunătăți sau chiar înlocui funcționalitatea cu un întreg sistem care preia responsabilitatea aceasta. În domeniul SEO, de exemplu, poți instala modulul Yoast, care înlocuiește complet funcțiile legate de SEO ale Wordpressului, oferind mult mai multe posibilități (analiză conținut, verificare densitate cuvinte cheie, generare sitemapuri și altele).

Funcții specializate

Sistemele de management conținut pot oferi și funcții specializate, în funcție de necesități. Dacă folosești Wordpress, instalarea simplă a sistemului nu oferă aceste funcții, ci trebuie să le instalezi prin adăugarea de module (pluginuri).

Astfel, poți transforma aproape în întregime sistemul prin adăugarea de funcții de comerț electronic, resurse umane, prelucrare imagini, administrare evenimente, calendar și alte mii de posibilități – tot ce trebuie este să găsești pluginul potrivit (sau să îl construiești singur).

Deși Wordpress nu a fost inițial construit pentru așa ceva, arhitectura de pluginuri permite oricui să extindă capabilitățile după cum dorește – până la posibilitatea instalării anumitor „frameworkuri” (platforme întregi) care încorporează nu doar teme/șabloane, ci și module de construit paginile în mod vizual (vezi Divi, Elementor, Gravity, etc.)

Sistemele CMS mai specializate includ aceste funcționalități din start (dacă așa plănuiești sau dacă o companie dorește să-și construiască propriul CMS și să aibă control total asupra funcțiilor și a modului de operare), sau poate crește de-a lungul timpului, după necesități.

De exemplu, sistemul meu CMS (CCIDESQ) a început destul de simplu, în 2002, ca o platformă de administrare a unei baze de date cu produse, controlul stocului și evidența clienților unui distribuitor de cărți. Am început dezvoltarea lui deoarece pe-atunci Wordpress nu exista și celelalte sisteme disponibile pe piață erau foarte limitate. Fiind o persoană înclinată să-mi construiesc singur instrumentele de care am nevoie, m-am pus pe învățat și pe treabă. Site-ul pe care citești acest articol rulează CCIDESQ, nu Wordpress!

Pe măsură ce sistemul a fost utilizat și adoptat, au apărut multe idei de extindere, iar pe parcurs am adăugat foarte multe funcții și module cu noi capabilități: comenzi, clienți, facturare, coș de cumpărături, administrare resurse umane, furnizori, funcții fiscale (jurnale TVA, rapoarte de gestiune), integrare cu sisteme POS, servicii poștale și multe, multe altele!

În câțiva ani, CCIDESQ a devenit mult mai mult decât un sistem de management de conținut – a devenit aproape o întreagă platformă ERP. În scurt timp, s-a extins în domenii noi: administrare firme de avocatură, arhivare documente, imobiliare, scheduling, evenimente, social media, blogging și multe altele.

Funcții de transfer informații

O platformă CMS modernă nu poate funcționa izolat. Fie că dorești publicarea conținutului pe web (un website sau mai multe), să distribui conținutul pe platforme de agregare sau dorești ca sistemul de interacționeze cu alte sisteme și aplicații, nu durează mult până ajungi la concluzia că ai nevoie de o modalitate de a „deschide” sistemul.

Soluția este să adaugi API-uri la sistem.

În cazul sistemului meu CCIDESQ, după câțiva ani de funcționare izolată, într-o singură țară, pentru un singur client, a apărut nevoia ca sistemul să funcționeze în mai multe țări, și nu numai atât, să comunice cu alte copii ale sale instalate la nivel internațional.

Atunci când dezvolți site-uri de comerț electronic pentru un client care are operațiuni internaționale, este foarte normal să fie nevoie de interschimb de informații (informații produse, stocuri, prețuri, traduceri, articole și altele) pentru a reduce munca repetată și a înlesni comunicarea și eficientizarea operațiunilor.

Astfel, a apărut nevoia dezvoltării unui API (Application Programming Interface), care să permită sistemelor să „vorbească unul cu altul.”.

De asemenea, a fost nevoie ca API-ul să suporte comunicarea cu aplicații mobile (iOS, Android, etc.) pentru ca acestea să fie folosite de agenți sau clienți fără acces la un computer și pentru a permite clienților să își facă un cont, să cumpere produse, să urmărească starea comenzilor, direct de pe telefonul mobil. Voi discuta într-un articol ulterior mai multe despre CCIDESQ.

API-ul face parte din stratul de interschimb de date și oferă funcționalități avansate celor ce doresc să colaboreze cu compania ta. De exemplu, dacă o companie dorește să construiască un sistem de sincronizare a stocului cu un site sau o bază de date care este administrată de sistemul tău CMS, un API standardizat permite companiei respective să formateze datele într-un mod standard și să le transmită, iar API-ul le va accepta, le va înțelege și le va stoca în sistem – totul fără modificări la CMS.

Toate aplicațiile distribuite din ziua de azi folosesc API-uri pentru a comunica. Aplicațiile moderne nu mai sunt monolitice (o aplicație gigant care incorporează toată funcționalitatea în același loc), ci sunt desprinse, distribuite, modulare și scalabile. Comunicarea între toate aceste componente disparate se realizează prin API-uri și protocoale REST.

În acest context, funcționalitatea unui CMS nu are limite! Noua frontieră este CMS-ul headless (fără interfață pre-definită) ci doar cu o bază de date și un API care permite adăugarea, căutarea, modificarea și recuperarea datelor în mod transparent. Cu ajutorul unui CMS headless, echipa care lucrează cu datele nu mai este constrânsă la o singură interfață de administrare, ci folosind API-ul, protocoalele create în CMS-ul headless, pot să-și construiască propria interfață și pot consuma datele în ce manieră doresc.

Cristi Coțovan

Cristi lucrează de peste 15 ani în domeniul web design, dezvoltare, e-commerce și marketing. A construit două platforme CMS de la zero și este pasionat de comerț electronic, automatizări și muzică și artă și altele. Are 15 idei pe secundă și parcă le-ar începe pe toate până la sfârșitul zilei. Uneori vorbește despre el însuși la persoana a treia.

Categories